SAP HR e SAP Successfactors

SAP HR e SAP Successfactors. Sarà più facile comprendere l’offerta HR di SAP se tracciamo come è cambiata nel tempo. Il modulo SAP HR è apparso nel portafoglio prodotti SAP nel 1986. 15 anni dopo, è stato integrato da applicazioni self-service (ESS/MSS), E-Learning e E-Recruiting. Fino al 2011 non è cambiato molto, a parte l’emergere della piattaforma tecnologica SAP NetWeaver e dei pacchetti integrati SAP ERP e SAP Business Suite 7. Per HR non si trattava di rivoluzioni e si può affermare che le attuali installazioni on-premise non differiscono significativamente da quelle di una decina di anni fa.

Il vero cambiamento è avvenuto nel 2011 quando SAP ha acquistato SuccessFactors, allora la seconda più grande soluzione cloud dopo salesforce, con 6.000 clienti e 32 milioni di utenti in 185 paesi. Nel 2012, il produttore ha annunciato di voler migrare le risorse umane al cloud e in futuro tutte le funzionalità, incluso il libro paga, sarebbero state offerte in un modello di abbonamento. Le aziende avevano ancora due opzioni tra cui scegliere: on-premise (SAP HR) e SAP SuccessFactors.

SAP ha lanciato un’intensa campagna per incoraggiare i clienti (13.000 organizzazioni) a migrare gli equivalenti sistemi delle risorse umane al clou. Tuttavia “equivalente” non è inteso letteralmente qui, poiché SuccessFactors ha dietro una filosofia e presupposti completamente diversi.

Prima di addentrarci nel prodotto, presentiamo i vai moduli presenti in SAP SuccessFactors:

• Employee Central (il cuore dell’applicativo e base dati centrali)
• Time Tracking (gestione presenze, ingressi ed uscite personale)
• Recruiting (ricerca del personale)
• Onboarding (processo di assunzione e dimissioni/pensione del dipendente)
• Performance e goal (obiettivi aziendali)
• Compensation (retribuzioni e premi)
• Success e Deployment (sviluppo carriere)
• Opportunity Marketplace
• Learning
• Workzone for HR
• People Analytics & Planning
• Employee Experience Management

ESPERIENZA DEI DIPENDENTI
In SAP SuccessFactors troviamo un’esperienza utente completamente diversa. Quei clienti che hanno lavorato con il “vecchio” SAP HR, in SAP GUI, apprezzeranno la differenza nell’interfaccia. Questa è anche la prima volta che il termine “employee experience” viene utilizzato nel contesto delle soluzioni SAP. SuccessFactors incontra il nuovo paradigma definito dall’acronimo ACE: Availability to everyone, Consumer grade technology, Employee needs first. ACE è uno slogan promosso da Jacob Morgan come punto di riferimento per la tecnologia HR.

Dal 2013, i clienti hanno avuto la possibilità di migrazioni assistite dalla tecnologia. Non si tratta di un trasferimento diretto di funzionalità, ma di un cambiamento, uno spostamento verso la standardizzazione e in direzione delle migliori pratiche. I moduli di gestione dei talenti hanno un aspetto completamente nuovo in SuccessFactors. Dopo aver deciso di migrare a SuccessFactors (SF), bisogna ripensare alla questione dell’orario di lavoro. In SF Employee Central, la gestione dell’orario di lavoro è semplificata e supporta la gestione dei dipendenti amministrativi con orari semplici. Pertanto, le aziende con processi di orario di lavoro complessi (pianificazione e valutazione dell’orario di lavoro) sono consigliate da SAP per l’acquisto di un prodotto complementare offerto dai partner.

VARIANTI DI ARCHITETTURA PER SAP HR
Poiché alcuni clienti dispongono di ampi ambienti SAP HR on-premise e non sono pronti per una migrazione completa per vari motivi, dal 2013 SAP supporta tre varianti di architettura di base: on-premise, talent hybrid e full cloud.

Nel modello “talent hybrid”, il sistema di registrazione dei dipendenti (un luogo di registrazione dei dati anagrafici del dipendente) è SAP HR, mentre in SuccessFactors vengono gestiti i processi di gestione dei talenti. Attualmente è un modello molto diffuso perché non richiede la re-implementazione della parte più complessa delle risorse umane.

A causa dell’adozione piuttosto lenta delle soluzioni cloud sul mercato, SAP ha posticipato la data di fine del supporto SAP HR standard dal 2015 al 2020 e quindi al 2025.

Nel 2014 è apparsa un’altra opzione architettonica ” side-by-side” e nel 2015 “core hybrid“. In parole povere, la variante side-by-side si basa su un approccio che cambia a seconda del ramo o della società del gruppo. Ad esempio, nella sede centrale, il sistema SAP HR viene utilizzato come sistema principale e la gestione dei talenti viene eseguita in SuccessFactors, mentre nelle filiali selezionate, SF Employee Central è il sistema principale. La contabilità delle buste paga può essere eseguita in un sistema locale o in un’altra applicazione locale, a seconda dell’azienda. La variante side-by-side viene utilizzata soprattutto durante la fusione o la digitalizzazione dei processi HR delle singole società del gruppo. A piccoli passi, un’azienda può migrare al cloud. Nella variante side-by-side, SF Employee Central può essere un sistema di consolidamento e allo stesso tempo il sistema principale per le filiali selezionate. Per quelle filiali per le quali il sistema master è SAP HR, i dati vengono replicati su SF EC. Questa variante è piuttosto complicata in termini di configurazione a causa della frequente mancanza di standardizzazione dei processi e dei dati nel gruppo (ad esempio diversi elenchi di valori e processi).

La variante core-hybrid cambia molto nella gestione dei processi HR. Il dipendente non viene assunto in SAP HR ma in SuccessFactors. Nel sistema on-premise, viene calcolata la busta paga (e possibilmente la valutazione del tempo), tuttavia per renderlo possibile, la maggior parte dei dati viene replicata automaticamente da SF ai relativi infotype SAP HR. Solo i dati specifici della parte del libro paga (es. IT0413, IT0515…) sono memorizzati nel sistema del libro paga. Secondo le ipotesi del produttore, molti progetti ibridi di base porteranno alla migrazione completa al cloud a lungo termine. L’architettura core-hybrid è uno stato temporaneo, che offre ai clienti il tempo di prepararsi per la migrazione del libro paga a SF EC Payroll.

Quindi quale variante (core-hybrid o full-cloud) è ottimale?

Se per l’azienda :

• l’esperienza utente/dipendete sul sistema è importante
• non sono richieste modifiche particolari ai processi standard del sistema
• è importante ottimizzare e snellire tutti i processi dell’HR

risponderemo sicuramente che il percorso è semplice: migrazione completa al cloud. Tuttavia, non è sempre così facile e la sfida richiede un’analisi più approfondita.

In questi scenari, deve essere preso in considerazione un altro aspetto importante: il periodo di supporto standard per le singole varianti.

VARIANTE TRANSITORIA DI SAP HCM PER S/4HANA
Nel 2019, SAP ha annunciato un’altra variante da aggiungere al già complesso puzzle: SAP HCM per S/4HANA. Questo sistema (on-premise), con disponibilità pianificata nel terzo trimestre del 2022, è concepito come un ponte che offre ai clienti più tempo per migrare al cloud. L’aggiornamento a SAP HCM per S/4HANA sarà una migrazione supportata da strumenti standard. I clienti che optano per questo scenario dovranno convertire le proprie licenze, tuttavia al momento non conosciamo ancora i nuovi termini e condizioni.

SAP HCM per S/4HANA dovrebbe avere lo stesso ambito di SAP HR (ECC) ma senza le funzionalità di reclutamento. L’eccezione è SAP Learning Solution, presumibilmente a causa della scala di utilizzo da parte delle organizzazioni. Il sistema sarà basato su SAP HANA DB e sarà ottimizzato per SAP HANA (con la possibilità di essere eseguito sulla stessa o su un’istanza S/4HANA separata). Il periodo di supporto garantito è fondamentale – fino al 2040!

È IL MOMENTO DI MIGRARE AL CLOUD
SAP HR e le varianti ibride saranno supportate in modalità standard fino alla fine del 2027 (con la possibilità di diversi anni di supporto esteso a un costo più elevato).

Riassumiamo l’attuale offerta di SAP. Nell’area HR, abbiamo due sistemi: SAP HR (on-premise) e SAP SuccessFactors (cloud), con il periodo di supporto standard per il primo che termina nel 2027. SuccessFactors è la soluzione HR target offerta da SAP (qui è dove saranno fatti investimenti e innovazioni). Ad oggi (2023), i clienti hanno quattro anni per migrare al cloud, a meno che non optino per costi di manutenzione più elevati oltre il 2027 e nessuna modifica di sviluppo ai loro sistemi.

SAP ha circa 12.000 clienti HR, di cui quasi 4.000 utilizzano applicazioni SuccessFactors in varie varianti architetturali. Stimiamo che almeno 7.000-8.000 organizzazioni potrebbero decidere di migrare al cloud in questo periodo piuttosto breve di quattro anni. Questa è una buona notizia per i partner SAP, ma è anche un segnale per le organizzazioni di non ritardare i loro piani di migrazione, poiché la domanda di servizi di supporto ai progetti di migrazione potrebbe a un certo punto essere molto più alta dell’offerta.

Il processo di migrazione stesso è un progetto che richiede tempo. Tuttavia, sono disponibili strumenti SAP per supportare la migrazione (ad es. Infoporter).

Quando si pianifica il futuro del sistema delle risorse umane in un’organizzazione, i decisori dovrebbero tenere conto del fatto che, in linea con la direzione dello sviluppo in SAP, le innovazioni appariranno solo nella soluzione SAP SuccessFactors. Un ulteriore vantaggio del modello cloud rispetto a quello on-premise è che le nuove soluzioni possono essere rese disponibili agli utenti molto rapidamente, senza la necessità di eseguire progetti di aggiornamento.

(fonte1) (fonte2)

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